Doce comprobaciones antes de poner una automatización o un agente de IA a funcionar sobre datos reales de un negocio. Si alguna queda sin marcar, el sistema no está listo para producción.
Este documento es una guía profesional de uso interno. No sustituye el asesoramiento jurídico: las obligaciones concretas en materia de protección de datos dependen de cada tratamiento.
Quién hace hoy cada paso, con qué dato de entrada y qué ocurre en los casos raros. Un proceso que nadie ha puesto por escrito no se puede automatizar: se automatiza una suposición.
El límite explícito, por escrito y aceptado por quien decide. Sin él, cualquier resultado inesperado parecerá un incumplimiento.
Si las reglas se pueden escribir, una automatización sin IA es más barata, más rápida y no tiene margen de invención. El modelo se justifica cuando la entrada es texto libre, hay documentación que consultar o excepciones frecuentes.
Horas por proceso, número de errores manuales o tiempo de respuesta, medidos antes de tocar nada. Sin línea base no se puede demostrar el retorno después.
Conforme al artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos, firmado antes de que el sistema acceda a un solo dato personal, y con la lista de subencargados (proveedores de modelo, alojamiento, mensajería) identificada.
Minimización efectiva: nunca la base de datos completa. El acceso se concede por tarea, no por comodidad de desarrollo.
Cuánto tiempo se guardan las conversaciones, los registros y los datos intermedios, y qué los borra automáticamente cuando venza el plazo.
Si un sistema automático atiende, escribe o decide, quien está al otro lado debe saberlo, y debe existir una vía practicable para hablar con una persona.
Ningún paso queda sin salida de fallo. Un flujo que se detiene en silencio es peor que un flujo que avisa.
La respuesta del modelo se comprueba contra el formato esperado antes de usarse, y el agente tiene un número máximo de vueltas para evitar que se quede dando ciclos y consumiendo coste.
Qué condiciones obligan a parar y avisar a alguien: baja confianza, importe por encima de un umbral, cliente enfadado, dato que no cuadra. Las decisiones con consecuencias para una persona no se cierran solas.
Cada ejecución deja traza de qué se decidió y con qué dato, y hay una estimación del coste unitario antes de abrir el volumen real.
Casos normales, casos límite y casos de mala fe. Un sistema que solo se ha probado con el ejemplo bonito fallará el primer día.
Credenciales, flujos y código en poder del negocio, con documentación suficiente para que otro profesional pueda continuar. La dependencia de un proveedor no es una característica.
Cómo se desconecta y cómo se retoma el proceso a mano si algo se rompe, probado al menos una vez.
Una persona formada, con acceso al registro y con criterio para distinguir un aviso rutinario de un problema real.
El diagnóstico inicial del proceso es gratuito y sin compromiso. WhatsApp 931 525 368 · info@mpaitechnologies.es · mpaitechnologies.es
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